Documentación en Proyectos

La documentación de los proyectos generalmente es un problema mas cultural de la organización, que de disponibilidad de tiempo.

Muchas veces no se le da la suficiente importancia en los proyectos a la documentación. Esto generalmente es un problema mas cultural de la organización, que de disponibilidad de tiempo. ¿Cuáles son los problemas típicos con la documentación en los proyectos?

·         El conocimiento ganado en los proyectos no es percibido como un valor

.·         El Capital Intelectual de la firma no es percibido como una ventaja competitiva.

·         Faltan los medios y herramientas para almacenar y clasificar el conocimiento producido en los proyectos.

·         No hay una metodología en los proyectos para actualizar la Base de Conocimiento.

Las mejores prácticas aconsejan implementar una Base de Conocimientos para el proyecto, con las siguientes características:

·         Accesibilidad en cualquier lugar, en cualquier momento.

·         Cobertura de todo el Ciclo de Vida del proyecto.

·         Debe ofrecer diferentes vistas de la información, búsquedas, índices, clasificaciones, carpetas.

·         Debe soportar el Control de Versiones.

·         Debe soportar el bloqueo de documentos (locking).  ¿Qué debe hacer el gerente de proyecto para implementar una Base de Conocimiento? Debe identificar y asignar por lo menos los dos siguientes roles en el proyecto:

COORDINADOR DE LA BASE DE CONOCIMIENTO

·         Determina qué porción de la Base de Conocimientos es relevante al proyecto actual.

·         Desarrolla e implementa con el gerente de proyecto y el equipo cómo se administraran los documentos en el proyecto.

·         Publica y hace cumplir en el proyecto los estandares de la Base de Conocimiento de la organización.

·         Monitorea y controla el acceso y las actualizaciones a la Base de Conocimiento.

·         Define el Control de Versiones de la Base de Conocimiento.

·         Define la nomenclatura de los documentos.

SOPORTE TECNOLÓGICO DE LA BASE DE CONOCIMIENTO

 ·         Instala la tecnología necesaria para administrar la Base de Conocimiento del proyecto.

·         Da soporte de hardware y software de esta tecnología.

·         Asegura el Control de Versiones de los documentos.

·         Hace Backup y archiva los documentos de la Base de Conocimiento.

·         Provee accesibilidad en cualquier momento, desde cualquier lugar, a la Base de Conocimientos.